Assemblée Générale Ordinaire
La force de l'intelligence collective.
L’Assemblée Générale Ordinaire est au cœur de la vie associative d’une Apel. Elle accueille l’ensemble de ses adhérents pour rendre compte des actions passées, présenter les actions futures et élire les membres du Conseil d’Administration, organe décisionnaire de l’association.
01
Préparer son Assemblée Générale Ordinaire
- Le Trésorier prépare le bilan financier de l’année écoulée. Télécharger le modèle
- Le Président et/ou secrétaire prépare le bilan moral de l’année écoulée (toutes les actions de l’Apel, lucratives ou non).
- Le Président prépare le rapport d’orientation (les grandes lignes pour les projets de l’année à venir).
- Le Trésorier et/ou le Président prépare le budget prévisionnel pour l’année à venir (même tableau que le bilan financier). Télécharger le modèle
- Le Secrétaire prépare le renouvellement des mandats des administrateurs.
- Préparer un Powerpoint de présentation. Télécharger le modèle
Et si besoin : les modifications souhaitées pour le règlement intérieur ou la mise au vote de l’augmentation de la cotisation (part de l’Apel d’établissement).
02
Faire voter les éléments par le CA
Faire voter avant l’Assemblée Générale
Une fois les éléments à présenter en AG préparés (bilans, budget…), le président convoque un Conseil d’Administration afin de les faire voter par le CA.
Si les éléments sont votés à la majorité, alors ils seront présentés, sans retouche, lors de l’AG.
Si les éléments ne sont pas votés, alors ils peuvent être retravaillés en CA, puis revotés jusqu’à ce que la majorité les valide.
NB : même si le bureau prépare les documents, le CA doit les voter avant l’AG. Sans cette étape ils ne sont pas valablement présentables en AG.
03
Envoyer les convocations et invitations
- Bloquer une date d’AG avec le chef d’établissement.
- Rédiger la convocation, avec l’ordre du jour et l’envoyer aux adhérents et à l’Apel du Rhône au moins 15 jours avant l’AG. Télécharger le modèle
- Inviter l’OGEC, le corps enseignant, la mairie, ou tout autre partenaire.
- Vous devez joindre à la convocation les informations complémentaires susceptibles d’éclairer les participants sur les points à l’ordre du jour.
- Joindre un formulaire de pouvoir (intégré dans le modèle de convocation).
Vous pouvez transmettre la convocation aux familles par mail, via la plateforme de communication de l’école (comme EcoleDirecte par exemple) et affichage. Tous les moyens de communication sont possibles tant que l’ensemble des parents reçoivent bien l’information. L’invitation aux partenaires (OGEC, Mairie, Enseignants…) peut être envoyée par mail.
04
Organiser le Jour J : préparer la salle
- Espace accueil
- Feuilles d’émargement : chaque participant signe la feuille en arrivant et chaque adhérent indique s’il détient un pouvoir (2 maximum/personne). Télécharger le modèle
- Feuille de pouvoir à disposition : si certains adhérents ne peuvent pas rester jusqu’au vote ils peuvent rédiger un pouvoir sur place. Télécharger le modèle
- Règlement intérieur et statuts : les laisser en libre accès pour consultation
- Bulletin de vote (si ce mode de scrutin est demandé). Télécharger le modèle
- Espace convivial : il est conseillé de proposer un pot convivial lors de cette soirée (en début ou en fin). Cela participe à la convivialité de l’association.
- Espace de présentation : Il est conseillé de prévoir un tableau ou un écran pour diffuser la présentation. Disposer la salle pour que tous les participants puissent voir les orateurs.
05
Déroulé de la soirée
- Mot d’accueil du Président d’Apel
- Mot d’accueil du Chef d’établissement
- Présentation du rapport moral par le Président
- Présentation du rapport financier par le Trésorier
- Présentation du rapport d’orientation et du budget prévisionnel par le Président et le Trésorier
- Appel à candidatures. Présentation des personnes souhaitant intégrer le Conseil d’Administration ou renouveler leur mandat.
⇒ VOTE : Chaque point présenté est soumis au vote des adhérents de l’année en cours. Soit à main levée, soit à bulletin secret (à la demande d’un participant)
⇒ ATTENTION les élections se font toujours à bulletin secret
Le vote se fait à la majorité des voix des adhérents présents ou représentés (2 pouvoirs maximum par votant)
Seuls les adhérents de l’année scolaire en cours votent.
1 adhérent / famille
Penser à prendre des notes pour rédiger le Procès verbal
06
Conseil d’Administration – Élection du Bureau
Lors du 1er Conseil d’Administration, dit CA électif, il faut procéder à l’élection du Bureau avec au minimum un Président, un Secrétaire et un Trésorier. Vérifiez vos statuts pour connaître la composition obligatoire de votre bureau.
Les votes se font à la majorité.
⇒ Les votes se font toujours à bulletin secret. Télécharger le modèle
07
Procès Verbal et Déclaration Préfecture
Pour valider votre Conseil d’administration et votre bureau vous devez les enregistrer auprès de la Préfecture :
- Rédiger le procès verbal de l’Assemblée générale ordinaire. Télécharger le modèle
- Faite signer le PV par le Président et le Secrétaire nouvellement élus
- Déclarer les modifications sur le site service-public.fr .
⇒ Télécharger le Tutoriel pour faire votre déclaration pas à pas.
08
Procédure POST-AG auprès de l’Apel du Rhône
Documents à téléverser sur votre espace membre :
- Le Bilan financier avec le tableau d’état des comptes.
- Les relevés bancaires au 31/07 des comptes courant et Livret A.
- Le récépissé de la Préfecture suite à la modification de vos dirigeants. Voir un exemple de récépissé de la préfecture
- Si vous avez modifié vos statuts : joindre vos statuts signés et le récépissé de la Préfecture les validant.
NB : si vous avez une convention de mandat Apel-Ogec, ce document est perenne (vous n’avez pas besoin de le renouveler chaque année). S’il ne figure pas dans le dossier POST-AG, vous pouvez le rajouter.
Documents
- Bilan financier et budget prévisionnel : Télécharger
- Le powerpoint de présentation de l’AGO : Télécharger
- Convocation à l’AGO : Télécharger
- Des pouvoirs vierges : Télécharger
- La feuille de présence : Télécharger
- Les bulletins de vote AGO (si ce mode de scrutin est demandé) : Télécharger
- Les bulletins de vote CA Electif : Télécharger
- Modèle Procès Verbal : Télécharger
- Tutoriel déclaration Préfecture : Télécharger
- Les statuts : Télécharger
- Le Règlement intérieur (s’il y en a un : chaque Apel peut préciser ses statuts avec quelques règles de fonctionnement qui lui sont propres – par exemple pour la prise en charge des frais de déplacement)
